これだけはおさえておきたい!病院見学後のお礼状メールの書き方


みなさんは病院見学後のお礼状やメールを書いたことがありますか?そもそも書かなければならないのでしょうか?メールで送ってもいい?手紙のほうがいい?どんなことを書こう?そんな疑問が出てきますね。今回は、病院見学後のお礼として送るメールや手紙の書き方についてご紹介します。

そもそもなんでメール?いつ送ればいいの?手紙のほうがいい場合は?

病院見学後、お礼の気持ちを伝えるには(1)メールで送る(2)手紙で送るの2つの方法があります。そもそもメールでいいのか、送るタイミング、また手紙のほうが良い場合についても見ていきましょう。

お礼状をメールで送るメリット、送るタイミング

メールで送るメリットとしては、早く送ることができる、簡易的であるの2点があげられます。

当たり前ですが、送り手、受け手ともに郵送より手間がかからず、スピード感がありますね。よって送るタイミングについても、病院見学当日、もしくは翌日までに送るのがマナー。病院見学後その日のうちに、遅くとも翌日までにはお礼メールを送るようにしましょう。万が一遅れた場合は、一言お詫びの言葉を添えてください。

手紙のほうがいい場合

病院見学にうかがうまでに、病院の担当者とメールでやり取りをしていた場合はメールで送ることが望ましいでしょう。

手紙のほうが、というより、手紙で送らざるを得ないのは、病院先からメールアドレスをもらっていない、担当者のメールアドレスを聞いていない場合や分からない場合です。このような場合は手紙で送ることになります。手紙であっても、当日、もしくは翌日までにはポストに投函し、おおむね1週間以内に病院に到着するようにしましょう。

書き方にマナーはある?

病院見学後のお礼メールは、一般的に私たちが行うメールのやりとりとは少しニュアンスが違うもの。お礼メールならではのマナーをきちんと押さえましょう。

件名、宛名のマナー

病院には毎日多くのメールが届きます。一目見て内容が分かるような件名(例:病院見学のお礼)などを必ず入れるようにしましょう。

宛名には、「法人名」「病院名」「部署もしくは病棟名」「役職」「担当者のフルネーム」を記載します。担当者の名前はもちろんですが、法人名なども略さず、正式名称を記載することを心がけてください。担当者が不明の場合は、病院名まで記載したのち、看護部長 ○○様ならびに担当者様、と記載するのが無難です。宛名で注意するのは、○○看護部長様のように役職名に「様」をつけないこと。役職名+○○様とします。

また件名、宛名とは少し関係ありませんが、気をつけておきたいのが宛先の設定。筆者の友人は、メールの途中で誤って送信ボタンを押してしまい、作成途中のお礼メールを送ってしまった、という苦い経験があります。こういった誤送信をさけるためにも、お礼メールが完成した最後に宛先を設定し、送信することを心がけましょう。

結び、署名のマナー

文章の最後である結びには、病院見学のお礼(例:この度は貴重なお時間をいただきありがとうございました。今後ともどうぞよろしくお願い致します。)を一言付けるようにしましょう。

また文章の最後には、あなたが確実に連絡をとることのできる「メールアドレス」「電話番号」、学生さんの場合は学校名と学年を記載するようにしましょう。学校から自分専用のメールアドレスが配布されている場合は、そちらを記載してください。病院見学の他にも、病院や企業などとのやりとりが多い場合は、あらかじめメールに署名の設定を行っておくといいかもしれませんね。

何を書けばいいの?

マナーはしっかりと押さえましたので、いよいよ中身!どんなことを書けばいいの?NG内容ってある? 中身の書き方について見ていきましょう。

病院見学で感じた感想

あなたが実際に病院見学をして感じた感想を具体的に書いていきます。気をつけてほしいのが、例文やテンプレートの丸写し。もちろん何を書いていいか悩むとは思いますが、読む側は、丸写しかどうかすぐに気づいてしまいます。例文は参考程度にし、あなたの素直な気持ちを書くようにしましょう。

また書き方で注意した方が良いのが、文字の折り返しと文の長さ。長文を折り返さずに記載すると、読む側にとって読みづらい文章になってしまいます。折り返しが不自然にならないように、文字の折り返しに気をつけましょう。目安は1行20文字程度です。

病院で働きたいという熱い思い

病院見学で感じた感想を記載した後、病院で働きたいという思いを書くようにしましょう。病院見学を通して、病院の良いところをさらに知ることができ、「この病院で働きたい」という思いが強くなったというような内容を記載しましょう。

しかし、ちょっと思っていた感じとは違い、この病院で働くことはないだろうという、といったことも時にはあると思います。そのような場合は、この病院で働く、ということは触れずに病院見学に対応してくださったことに対する感謝の気持ちを伝えるとよいでしょう。

マナーをおさえたお礼状で好印象に

病院見学後のお礼状メールの書き方を紹介しました。現代はメールという便利なツールが普及し、簡単にやり取りができる時代です。そんな時代だからこそ、きちんとマナーを踏まえたうえで、病院見学の対応に感謝しお礼状を送ると社会人としてランクアップできます。少しでも採用につながるように頑張ってください。応援しています。

ライター:はな
現役看護師のフリーライター。現在は精神科病棟に勤務しながら、主に医療圏ジャンルにおいて執筆を行う。趣味は音楽鑑賞、美味しいものを食べること、温泉。特に温泉は、好きすぎて温泉入浴指導員の資格をゲットしたほど。

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